La facturation électronique est devenue une obligation légale progressive en Espagne. Deux initiatives législatives convergentes s'imposent aux entreprises : le système Verifactu (registre et transmission en temps réel des données de facturation à l'AEAT) et l'obligation de facturation électronique inter-entreprises (B2B) issue de la Loi Créa y Crece. Les entreprises qui n'anticipent pas cette transition risquent des sanctions et des perturbations opérationnelles.
Le cadre légal : deux obligations distinctes
Verifactu : enregistrement et transmission à l’AEAT
Le système Verifactu, régi par le Règlement royal 1007/2023, impose aux entreprises et aux travailleurs indépendants dotés d’un logiciel de facturation d’utiliser un logiciel qui :
- Enregistre chaque facture émise dans un registre infalsifiable (technologie de chaîne de blocs ou mécanisme équivalent)
- Génère un code QR unique pour chaque facture, permettant sa vérification par l’AEAT et par l’acheteur
- Transmet les données de facturation à l’AEAT en temps réel (modalité Verifactu) ou les conserve disponibles pour consultation (modalité non-Verifactu)
La modalité Verifactu (transmission en temps réel) présente l’avantage d’une présomption de conformité et d’une dispense de présentation de certains livres-registres de TVA.
Facturation électronique B2B (Loi Créa y Crece)
La Loi 18/2022, du 28 septembre, dite Loi Créa y Crece, impose que les factures entre entreprises soient émises et reçues en format électronique structuré (généralement XML ou formats dérivés). L’objectif est d’éliminer la facture papier dans les transactions B2B et de réduire les délais de paiement.
Les délais prévus sont progressifs selon la taille de l’entreprise :
- Grandes entreprises (CA supérieur à 8 millions d’euros) : obligation en premier
- PME et travailleurs indépendants : délai supplémentaire après la publication du règlement de développement
Les étapes de la transition
Étape 1 — Audit de votre situation actuelle. Identifiez le logiciel de facturation que vous utilisez, son statut de conformité Verifactu et votre volume mensuel de factures. Si vous émettez moins de 100 factures par mois, la transition est peu complexe. Au-delà, la gestion des flux entrants et sortants doit être anticipée.
Étape 2 — Choisir un logiciel homologué. L’AEAT publie une liste des logiciels de facturation qui satisfont aux exigences Verifactu. Les critères de choix incluent : le coût (abonnement mensuel vs licence), l’intégration avec votre logiciel comptable actuel, les formats de sortie pris en charge (Facturae, UBL, Peppol) et le support technique en Espagne.
Étape 3 — Former vos équipes. Les personnes chargées de la facturation doivent être formées au nouveau processus : émission en format structuré, transmission à l’AEAT, gestion des factures rectificatives et conservation des fichiers électroniques.
Étape 4 — Adapter votre processus de réception des factures. La facturation électronique B2B implique également de recevoir les factures de vos fournisseurs en format électronique. Votre système comptable doit être capable de traiter ces formats.
Étape 5 — Vérifier l’archivage électronique. Les factures électroniques doivent être conservées pendant la même durée que les factures papier (4 ans pour les obligations fiscales, selon le droit espagnol). L’archivage doit garantir l’intégrité, la lisibilité et l’authenticité des documents.
Opportunités de la transition
La facturation électronique obligatoire représente une contrainte à court terme, mais offre des opportunités réelles à moyen terme : réduction des coûts d’impression et d’affranchissement, accélération du traitement des factures et de la comptabilisation, diminution des erreurs de saisie, amélioration de la gestion du poste client et accès facilité aux financements de créances commerciales (affacturage, financement de factures).
Les PME qui anticipent la transition dès maintenant pourront bénéficier de ces gains opérationnels avant que l’obligation légale ne soit effective.
BMC accompagne les PME dans la mise en conformité avec les nouvelles obligations de facturation électronique en Espagne. Consultez-nous pour un diagnostic de votre situation actuelle.
