Canal de denuncias obligatorio: cumpla la Ley 2/2023 y proteja a su empresa de sanciones
La Ley 2/2023 obliga a empresas de 50 o más empleados a implantar un canal de denuncias interno. Conozca los requisitos, plazos y como cumplir la normativa whistleblower.
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- ICAM
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El problema
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupcion, transpone la Directiva Europea Whistleblowing (2019/1937) e impone a las empresas privadas con 50 o más empleados la obligación de contar con un canal interno de denuncias. Muchas empresas españolas han llegado a los plazos de cumplimiento sin haber implantado aun el canal, exponiendose a sanciones que pueden llegar al millon de euros para las infracciones más graves. El problema no es solo la sanción económica. Un canal de denuncias mal diseñado —que no garantice la confidencialidad del informante, que no tenga un procedimiento de gestión claro o que no cumpla los requisitos de independencia del gestor— puede ser peor que no tenerlo, porque genera una falsa sensacion de cumplimiento mientras expone a la empresa a reclamaciones de informantes que no se sintieron protegidos. La gestión adecuada del canal requiere conocimiento especializado en protección de datos, derecho laboral y cumplimiento normativo.
Nuestra solución
En BMC diseñamos e implementamos sistemas de canal de denuncias que cumplen integramente los requisitos de la Ley 2/2023: canal interno con garantías de confidencialidad e incluso anonimato optativo, responsable del sistema independiente, política de protección frente a represalias, procedimiento de gestión de denuncias con los plazos legales y documentación de cumplimiento. Si su empresa tiene entre 50 y 249 empleados, gestionamos el canal de forma compartida con otras empresas dentro de los términos permitidos por la ley. Además, integramos el canal de denuncias con el cumplimiento RGPD (el canal procesa datos personales y necesita su propio registro de actividades de tratamiento y su evaluación de impacto) y con el programa de compliance corporativo si su empresa ya dispone de uno.
Como lo hacemos
Diagnóstico y diseño del sistema
Analizamos el tamaño y estructura de su empresa, los riesgos específicos de su sector y las opciones de canal disponibles (plataforma digital, buzon físico, línea telefónica o una combinacion). Diseñamos el sistema que mejor se adapta a sus necesidades garantizando todos los requisitos legales.
Designación del responsable del canal
Asesoramos sobre la designación del responsable del sistema de información interno: puede ser una persona del departamento de compliance, una auditoría interna, el consejo de administración o un tercero externo independiente como BMC. La independencia del gestor es un requisito esencial de la ley.
Documentación y políticas internas
Redactamos la política interna de canal de denuncias, el procedimiento de gestión (acuse de recibo, investigación, resolución y retroalimentacion dentro de los plazos legales), la política de no represalias y las cláusulas informativas para empleados. Integramos el canal con el cumplimiento RGPD de la empresa.
Formación y mantenimiento continuo
Formamos al responsable del canal y a los directivos sobre los procedimientos de gestión, los derechos de los informantes y las prohibiciones de represalia. Proporcionamos soporte continuo en la gestión de denuncias concretas y actualizamos el sistema ante cambios normativos.
Eramos conscientes de que teniamos la obligación pero no sabiamos por donde empezar. BMC nos diseño el canal completo, redacto todas las políticas, nos explico quien podia ser el responsable y lo integro con nuestra documentación de protección de datos. En tres semanas teniamos el sistema operativo y toda la documentación en regla.
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La Directiva Whistleblowing y su transposicion española
La Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Union, establece un marco comun en Europa para la protección de los informantes. España la transpuso con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que va en algunos aspectos más alla de las exigencias mínimas de la Directiva, especialmente en cuanto al ámbito subjetivo de las personas protegidas y al alcance de las infracciones denunciables.
La filosofía de la norma es sencilla: las organizaciones cometen irregularidades que a menudo son conocidas internamente antes de que lleguen a las autoridades. Los mecanismos de denuncia interna permiten que esas irregularidades se detecten y corrijan sin necesidad de escalar a reguladores externos, con menos daño reputacional y un coste menor. Para funcionar, estos mecanismos necesitan que el informante confie en que no será represaliado, lo que requiere garantías legales sólidas.
Las cinco garantías esenciales del canal
Un canal de denuncias que cumpla la Ley 2/2023 debe ofrecer cinco garantías fundamentales:
Confidencialidad: La identidad del informante no puede ser revelada a persona alguna sin su consentimiento expreso, salvo que sea estrictamente necesario en el contexto de una investigación penal. La confidencialidad no es opcional: es un derecho del informante.
Anonimato optativo: El canal debe permitir denuncias anonimas, aunque la empresa puede optar por no investigar las denuncias anonimas si así lo justifica en su política interna.
Independencia del gestor: El responsable del canal debe poder actuar con independencia, sin reportar a la persona o área denunciada. Por eso muchas empresas optan por externalizar la gestión a un tercero independiente.
Protección frente a represalias: La ley prohibe expresamente un catálogo amplio de represalias: despido, suspensión, descenso de categoría, cambio de turno, denegacion de formación, evaluaciones negativas no justificadas… y establece una inversión de la carga de la prueba: si el informante sufre una medida perjudicial tras denunciar, se presume que es una represalia salvo prueba en contrario por parte de la empresa.
Plazos de gestión: El canal tiene plazos legales estrictos: acuse de recibo en 7 días habiles, respuesta en el plazo máximo de 3 meses.
Canal interno y canal externo: complementariedad
La Ley 2/2023 establece un sistema de doble nivel: el canal interno de la empresa (de implantación obligatoria para las empresas afectadas) y el canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), organismo público de nueva creacion que recibe denuncias cuando el canal interno no funciona correctamente o cuando el informante no confia en el.
Los informantes pueden acudir directamente al canal externo, sin necesidad de haber usado antes el canal interno, si tienen motivos razonables para creer que la denuncia interna no será efectiva. Por eso un canal interno bien diseñado y gestionado es la mejor forma de que los problemas se detecten y resuelvan dentro de la organización antes de que lleguen a la autoridad pública.
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