Externalice las nóminas de su empresa y olvide los errores, los plazos y los cambios normativos
Gestión completa de nóminas externalizada para pymes: elaboración, SILTRA/Sistema RED, cotizaciones a la Seguridad Social, IRPF y reporting laboral. Sin errores, sin demoras, sin sobrecoste.
Externalizar la gestión de nóminas de mi empresa- REAF
- ICAM
- 5 Oficinas en España
- 25+ Años
- 30+ Jurisdicciones
El problema
Gestionar las nóminas internamente en una empresa de entre 5 y 100 empleados parece sencillo hasta que deja de serlo. Los convenios colectivos se actualizan, el salario mínimo interprofesional cambia, los tipos de cotización de la Seguridad Social se modifican, entra en vigor el Mecanismo de Equidad Intergeneracional, llega una nueva tabla de retenciones del IRPF. Cada cambio normativo obliga a actualizar parámetros, recalcular nóminas, verificar que el software esté al día y corregir eventuales errores. Un error en la cotización a la Seguridad Social genera deuda de cuotas con recargos del 20% pasados los plazos; un error en las retenciones del IRPF puede derivar en una paralela de Hacienda para el trabajador o la empresa. A esto se suma el coste oculto de dedicar tiempo de una persona cualificada a una tarea operativa que no genera valor diferencial. El técnico de administración que procesa nóminas no está analizando la cuenta de resultados, negociando con proveedores ni apoyando la estrategia de crecimiento. Para la mayoría de pymes, mantener la gestión de nóminas interna es más caro de lo que parece cuando se contabilizan correctamente todos los costes: salario y seguridad social del gestor, software actualizado, horas de formación en cada cambio normativo y el coste de los errores.
Nuestra solución
En BMC ofrecemos la gestión completa del ciclo de nóminas para empresas con 5 a 100 empleados: elaboración de nóminas mensuales, gestión de altas, bajas y variaciones en la Seguridad Social a través de SILTRA y el Sistema RED, cálculo y presentación del modelo 111 de retenciones del IRPF, preparación del resumen anual modelo 190, informes de coste laboral por departamento y atención a cualquier requerimiento de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la Agencia Tributaria relacionado con nóminas. Nuestro equipo laboral conoce los convenios colectivos aplicables en cada sector y territorio, actualiza automáticamente los parámetros cuando cambia la normativa y le informa proactivamente de los cambios que afectan a su empresa. El objetivo es que usted reciba las nóminas listas para pagar, sin tener que entender cada cálculo ni preocuparse por los plazos de presentación.
Como lo hacemos
Auditoría inicial de la situación laboral
Revisamos las nóminas y los contratos actuales, verificamos que las cotizaciones y retenciones son correctas, identificamos el convenio colectivo aplicable y detectamos cualquier incidencia o riesgo en la situación laboral de la empresa. Esta auditoría es gratuita para empresas con más de 10 empleados y tiene un coste mínimo para empresas más pequeñas.
Configuración del servicio y migración de datos
Trasladamos todos los datos de empleados a nuestra plataforma, configuramos las categorías profesionales según el convenio, los conceptos salariales fijos y variables, las retenciones aplicables a cada trabajador y los parámetros de cotización. Coordinamos el cambio de gestor de nóminas con la Seguridad Social para que no haya interrupción en el servicio.
Procesamiento mensual de nóminas
Cada mes elaboramos las nóminas con todos los conceptos, incidencias y variaciones comunicadas (horas extra, dietas, comisiones, bajas por enfermedad, cambios de categoría), tramitamos el fichero SILTRA para la cotización a la Seguridad Social, preparamos los modelos fiscales y le enviamos los ficheros listos para pagar con suficiente antelación al día de pago acordado.
Reporting laboral y soporte continuo
Proporcionamos informes mensuales de coste laboral total por empleado y por departamento, desgloses de conceptos salariales y de cotización, y alertas proactivas ante cambios normativos que afecten a su empresa. Atendemos consultas laborales puntuales y gestionamos cualquier requerimiento de la Seguridad Social o Hacienda relacionado con la nómina.
Teniamos a nuestra responsable de administración dedicando casi un tercio de su tiempo a nóminas, con el estrés de cada fin de mes y los nervios cada vez que cambiaba algo en la Seguridad Social. Desde que lo externalizamos con BMC, esa persona gestiona cosas que realmente aportan valor y las nóminas llegan siempre a tiempo, sin errores. El coste es claramente inferior al tiempo que antes consumía.
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Qué incluye realmente la gestión de nóminas
La nómina no es solo un documento que se entrega al trabajador a fin de mes. Detrás de cada recibo hay un conjunto de cálculos, comunicaciones y obligaciones legales que la empresa debe cumplir dentro de plazos estrictos:
- Elaboración de la nómina conforme al convenio colectivo, el contrato individual y los conceptos variables del período (horas extra, dietas, comisiones, conceptos de incapacidad temporal).
- Tramitación del TC1 (o fichero FAN equivalente) con las bases de cotización de cada trabajador, que debe presentarse mensualmente ante la Tesorería General de la Seguridad Social dentro de los primeros veintiocho días del mes siguiente.
- Gestión de altas y bajas en la Seguridad Social a través del Sistema RED, con los plazos legales muy estrictos: el alta debe tramitarse como máximo el día anterior al inicio de la relación laboral.
- Retención e ingreso del IRPF a través del modelo 111 trimestral y la declaración-resumen anual del modelo 190.
- Certificados de empresa para que el trabajador pueda acceder a prestaciones de la Seguridad Social (paro, incapacidad temporal, maternidad/paternidad).
Cualquier error en alguno de estos elementos puede generar deuda con la Seguridad Social (con recargo del 20% desde el primer día de retraso), sanciones de la Inspección de Trabajo o discrepancias en la declaración de la renta del trabajador que llegan a generar reclamaciones.
Errores frecuentes que cuestan dinero
Los errores más comunes en la gestión interna de nóminas tienen consecuencias económicas directas. El primero y más frecuente es la aplicación incorrecta del convenio colectivo: muchas empresas aplican tablas salariales desactualizadas o no aplican los complementos que el convenio exige, lo que genera diferencias salariales acumuladas que el trabajador puede reclamar en cualquier momento durante los doce meses de prescripción.
El segundo error habitual es la cotización incorrecta por bases fuera de los límites: si la base de cotización de un trabajador supera la base máxima, el exceso no debe cotizar; si está por debajo de la base mínima para su categoría, la empresa debe complementarla. Las desviaciones acumuladas durante meses o años pueden resultar en deudas de cuotas significativas.
El tercer problema es la gestión de las incapacidades temporales: el cálculo de la prestación de IT, la parte que paga la empresa directamente y el momento en que pasa a pagar la Seguridad Social varía según la causa (enfermedad común, accidente de trabajo) y según el convenio aplicable. Un error aquí puede suponer tanto pagar de más como pagar de menos al trabajador.
Cambios normativos que BMC monitoriza por usted
La regulación laboral en España es de las más cambiantes de Europa. En los últimos tres años, entre las modificaciones más relevantes para la nómina figuran: la subida del Salario Mínimo Interprofesional (de 1.080 a 1.184 euros mensuales en 2024), la entrada en vigor del Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) que añade 0,7 puntos a la cotización, los cambios en las tablas de retención del IRPF, las modificaciones en la cotización de los autónomos societarios, las nuevas reglas de cotización para contratos a tiempo parcial y las obligaciones de registro de jornada.
Cada uno de estos cambios requiere actualizar parámetros en el software de nóminas, recalcular las retenciones anuales de los trabajadores y, en ocasiones, hacer recálculos retroactivos de los meses anteriores del mismo ejercicio. En BMC gestionamos estos cambios de forma automática y proactiva, notificándole únicamente lo que necesita saber y tomando las acciones necesarias sin que usted tenga que intervenir.
Integración con su departamento de recursos humanos
La externalización de nóminas no implica perder el control de la información laboral. Proporcionamos acceso en tiempo real a todos los documentos generados (recibos de salario, TC1, modelos fiscales), informes de coste laboral desglosados por empleado, departamento o centro de coste, y alertas sobre vencimientos de contratos temporales, períodos de prueba y revisiones salariales del convenio.
Si su empresa utiliza un software de recursos humanos propio (para gestión del tiempo, ausencias, formación o evaluación), podemos establecer un flujo de datos automatizado para que las incidencias se trasladen directamente a la nómina sin necesidad de comunicaciones manuales. La integración reduce errores y ahorra tiempo a ambas partes.
Preguntas frecuentes
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