Teletrabajo: Acuerdo Escrito, Compensación de Gastos y Desconexión Digital

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, y su norma predecesora el Real Decreto-ley 28/2020, regulan el trabajo a distancia en España con la obligación central de formalizar un acuerdo escrito cuando el trabajo en remoto supera el 30% de la jornada en un período de referencia de tres meses. El acuerdo debe contener el inventario de medios proporcionados por la empresa, los gastos compensables, el horario y las reglas de disponibilidad, el porcentaje de jornada presencial y remota, el lugar de trabajo a distancia y las instrucciones de protección de datos. Debe registrarse ante el SEPE. El derecho a la desconexión digital (art. 88 LO 3/2018) obliga a las empresas a establecer una política de desconexión que garantice el respeto al tiempo de descanso de los empleados remotos.

La proliferación del teletrabajo desde 2020 ha dejado a muchas empresas con empleados trabajando habitualmente en remoto sin la documentación requerida. La ausencia de acuerdo escrito o de política de compensación de gastos no es solo un riesgo regulatorio: puede generar reclamaciones individuales de los trabajadores por los gastos soportados y contingencias de seguridad social si el teletrabajo transfronterizo no está correctamente gestionado.

El umbral del 30%: cuándo es obligatorio el acuerdo

La Ley 10/2021 establece que el trabajo a distancia debe regularse mediante acuerdo escrito cuando sea “regular”, definiéndolo como aquel que se presta en un mínimo del 30% de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo, en un período de referencia de tres meses.

Para una jornada estándar de 40 horas semanales, el 30% equivale a 12 horas semanales. En la práctica, cualquier empleado que trabaje dos o más días a la semana de forma habitual desde casa supera este umbral y requiere acuerdo. El trabajo eventual u ocasional (un día puntual por circunstancias extraordinarias) no activa la obligación, pero si se consolida como pauta habitual sí lo hace.

La distinción entre trabajo regular y ocasional puede ser relevante para determinar si el empleado ha adquirido un derecho al teletrabajo por uso continuado. Los tribunales han reconocido en varios casos que la práctica habitual y tolerada de trabajar en remoto sin acuerdo formal puede consolidar un derecho que la empresa no puede revocar unilateralmente sin seguir el procedimiento del artículo 41 ET.

Contenido del acuerdo: los elementos que no pueden faltar

El artículo 7 de la Ley 10/2021 establece un listado exhaustivo de lo que debe contener el acuerdo. Los dos elementos que generan más conflicto en la práctica son:

Inventario de medios y equipos: la empresa debe especificar qué proporciona (ordenador, teléfono, pantalla, teclado, ratón, silla ergonómica) y comprometerse a su mantenimiento. Si el empleado usa su propio equipo, debe establecerse la compensación correspondiente o las condiciones de uso del equipo personal para fines laborales con las garantías de seguridad de la información que correspondan.

Gastos compensables: la norma es clara en que el teletrabajo no puede suponer un coste para el trabajador. Los gastos de internet y electricidad son los más habituales. La cuantificación puede hacerse por prorratas de consumo, por estimación acordada con la representación de los trabajadores o por el mecanismo que establezca el convenio colectivo. Muchas empresas optan por una tarifa plana mensual que evita la gestión de justificantes individuales.

Registro de jornada en el trabajo a distancia

La obligación de registro de jornada del RDL 8/2019 se aplica con la misma intensidad a los empleados en teletrabajo que a los presenciales. La empresa debe disponer de un sistema fiable de registro del inicio y fin de la jornada diaria que sea accesible para el trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo, y conservar los registros durante cuatro años.

En el teletrabajo, la tentación de implementar sistemas de monitorización más invasivos (capturas de pantalla, registro de actividad del ratón, control de cámaras) entra en conflicto con el derecho a la intimidad y la protección de datos. La empresa puede establecer mecanismos de seguimiento de la actividad laboral, pero estos deben ser proporcionales, transparentes y comunicados previamente al trabajador. El asesoramiento del área de protección de datos es esencial cuando se implementan herramientas de monitorización.

Desconexión digital: la obligación que más se incumple

El artículo 88 de la LO 3/2018 obliga a la empresa a elaborar una política interna de desconexión digital y a formar a los trabajadores sobre el uso razonable de los medios tecnológicos, evitando que el trabajo a distancia elimine de facto el tiempo de descanso. La política debe definir:

• Los horarios en que se espera disponibilidad del trabajador
• Los canales de comunicación habilitados fuera del horario ordinario
• Las excepciones justificadas (guardia, emergencias) y su regulación
• Las medidas para preservar el tiempo de descanso en períodos vacacionales y bajas

En la práctica, la política de desconexión debe integrarse en el acuerdo de trabajo a distancia o en un documento autónomo que se entregue al trabajador. Su ausencia no genera necesariamente una infracción autónoma, pero sí es un factor agravante cuando hay una reclamación por horas extraordinarias no compensadas o por daños a la salud derivados de la disponibilidad permanente.

Teletrabajo transfronterizo: la contingencia oculta

Cuando el empleado trabaja desde otro país —durante períodos vacacionales alargados, por motivos familiares o de forma estructural— surgen cuestiones que van más allá de la Ley 10/2021. La seguridad social aplicable (Reglamento 883/2004 dentro de la UE o convenio bilateral fuera de ella), la fiscalidad (establecimiento permanente, IRPF vs. IRNR, convenio de doble imposición) y la normativa laboral del país de estancia pueden activarse incluso para estancias relativamente breves.

El RD 18/2025, publicado en enero de 2025, introduce nuevas disposiciones sobre el teletrabajo transfronterizo dentro de la UE que deben tenerse en cuenta para los empleados que trabajan regularmente desde otro estado miembro. Nuestro equipo de derecho laboral internacional asesora específicamente en estos casos.

Coordinación con compliance laboral y la inspección

Los acuerdos de trabajo a distancia son uno de los elementos que la Inspección de Trabajo verifica con mayor frecuencia en sus actuaciones. La ausencia de acuerdo, la existencia de acuerdos sin registrar en el SEPE o la falta de política de compensación de gastos son incumplimientos que generan actas de infracción con multas de entre 751 y 7.500 euros por trabajador afectado (infracciones graves según la LISOS).

El servicio de compliance laboral incluye la auditoría del estado de los acuerdos de teletrabajo como uno de los puntos de revisión del programa de cumplimiento, de forma que las empresas puedan identificar y corregir las brechas antes de que sean detectadas en una inspección.

Marco normativo aplicable

• BOE — Ley 10/2021, trabajo a distancia
• BOE — RDL 28/2020, trabajo a distancia COVID
• BOE — LO 3/2018, art. 88, desconexión digital
• SEPE — Registro de acuerdos de trabajo a distancia
• BOE — RD 18/2025, teletrabajo transfronterizo UE